Kickstart projectorganisatie
Projectinformatie verzamelen is één ding, deze vervolgens als sturingsinstrument inzetten is een tweede. Projectbeheersing is een continue proces. Veranderingen in een project moeten worden gerapporteerd zodat besluiten kunnen worden genomen. Om dit proces op te starten of op gang te houden moeten duidelijke afspraken gemaakt worden tussen projectleiders, management en bestuur. Wanneer wordt er gerapporteerd? Welke eisen stellen wij daaraan? Waarover besluit het management en waarover het bestuur?
De Kickstart projectorganisatie is bedoeld voor gemeenten die nog geen projectorganisatie hebben of deze willen door ontwikkelen met de ProjectenMap. Het idee van de Kickstart is dat wij in korte tijd drie sleutelfiguren uit de organisatie opleiden tot ‘ambassadeurs’ waarna de gemeente zelf doorontwikkeld. Organisatieontwikkeling is een proces van lange adem. Onze ervaring is dat het proces staat of valt met ambassadeurs. Mensen die bereid zijn de boodschap uit te blijven dragen en het goede voorbeeld geven.
Drie stappen
De Kickstart bestaat uit drie stappen:
Stap 1: Voorbereiden besluitvorming over plan van aanpak.
Stap 2: Opleiden van de sleutelfiguren tot ambassadeurs.
Stap 3: Begeleiden ambassadeurs.
De doorlooptijd van de Kickstart is drie maanden.
Drie sleutelfiguren
Na besluitvorming over de aanpak gaan wij van start met de opleiden van de sleutelfiguren. Dat zijn:
- Ambtelijk opdrachtgever (over algemeen directielid): opdrachtnemer van het college en eindverantwoordelijk voor de ruimtelijke projecten.
- Programmamanager of coördinerend projectleider: ondersteunt ambtelijk opdrachtgever in zijn taak en is vraagbaak voor de projectleiders.
- Ondersteuning: verzorgt de afspraken, bereidt vergaderingen voor en bewaakt afspraken. Niveau van de medewerker is ‘secretaresse plus’.
In de projectrapportage komen deze elementen herkenbaar terug.
Wij leren de mensen onder andere werken met de projectinformatie, stellen een vergaderschema vast, wij draaien een ronde projectrapportage mee en helpen bij het opstellen van hun agenda ‘projectorganisatie’.