Hoe werkt de digitale ProjectenMap?
De ProjectenMap is gebruiksvriendelijk en eenvoudig in te voeren. Het systeem is gebouwd op basis van Microsoft Excel en kan zonder aanpassingen draaien op elke intranetomgeving.
De projectleiders zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van de projectrapportages. Van elk project is een tabblad beschikbaar. Alleen de projectleider heeft de mogelijkheid om aanpassingen aan te brengen in de rapportage. De projectleider haalt de informatie uit zijn gedetailleerde projectdocumenten zoals planningen, risicoanalyses en grondexploitaties.
Naast inzicht in de afzonderlijke projecten geeft de ProjectenMap op vijf programma’s een overzicht van de gehele portefeuille. Dit zijn de financiële resultaten, de risico’s, de planningen, capaciteit en woningbouw. Deze overzichten worden automatisch gegenereerd op basis van de informatie uit de projectrapportages.
De project- en programmarapportages zijn op ieder moment en vanaf elke locatie beschikbaar via intranet. De meeste informatie, zoals financiële resultaten en risico’s, is vertrouwelijk. Daarom is deze informatie toegankelijk voor een beperkte groep. Zij hebben toegang door middel van een inlogcode.
Betrouwbaar, volledig en actueel.
Betrouwbaar: de basis voor de rapportages is de gedetailleerde projectinformatie.
Volledig: alle projectinformatie van alle ruimtelijke projecten is gebundeld.
Actueel: op ieder moment kan inzicht worden gekregen van de stand van zaken.
Achtergronden projectbeheersing
De projectrapportage is opgebouwd volgens de controlcyclus.
1. Opmaken stand van zaken op basis van beheersaspecten.
2. Vergelijken met het kaderstellend document (bijvoorbeeld projectplan).
3. Bij afwijkingen (rood) bijsturen in het project of de kaders (norm) bijstellen.
4. In beide gevallen ‘gevraagde besluiten’ waarna het project verder kan.
In de projectrapportage komen deze elementen herkenbaar terug.
